Vos bénévoles prennent leur voiture pour l'association, achètent des fournitures, avancent des billets de train. Ils peuvent vous demander un remboursement. Ils peuvent aussi y renoncer : c'est l'abandon de frais. La somme devient alors un don, et votre association remet au bénévole un reçu fiscal qui lui ouvre une réduction d'impôt de 66 %.
Le mécanisme est simple sur le papier. En pratique, beaucoup de reçus d'abandon de frais sont mal faits : pas de déclaration signée, pas d'écriture dans les comptes, barème kilométrique périmé. Voici la marche à suivre complète, avec un modèle de déclaration à copier.
Points clés à retenir
- Un bénévole qui renonce au remboursement de ses frais fait un don à l'association.
- Il faut des justificatifs, une déclaration d'abandon signée et une écriture dans les comptes de l'association.
- Les kilomètres se calculent avec le barème des salariés : le barème propre aux bénévoles n'existe plus.
- Le reçu est le Cerfa 11580*05 habituel, qui a une case dédiée aux frais des bénévoles. Il n'existe pas de Cerfa d'abandon de frais.
- Le bénévole obtient 66 % de réduction d'impôt (75 % si l'association aide les personnes en difficulté).
Qu'est-ce que l'abandon de frais ?
Un bénévole engage une dépense pour votre association. Normalement, elle lui est remboursée sur présentation des justificatifs. S'il écrit qu'il renonce à ce remboursement, la loi considère la somme comme un don. Votre association n'a rien à décaisser, et le bénévole récupère une partie de sa dépense sur ses impôts.
« Ouvrent également droit à la réduction d'impôt les frais engagés dans le cadre d'une activité bénévole et en vue strictement de la réalisation de l'objet social d'un organisme mentionné aux a à g, lorsque ces frais, dûment justifiés, ont été constatés dans les comptes de l'organisme et que le contribuable a renoncé expressément à leur remboursement. »
Article 200 du Code général des impôts
Tout est dans cette phrase : activité bénévole, objet social, frais justifiés, inscription dans les comptes, renonciation expresse. Si un seul de ces éléments manque, le reçu n'a pas de valeur.
Les conditions à remplir
Ouvre droit au reçu
- ✓ Le bénévole agit gratuitement, sans aucune rémunération
- ✓ La dépense sert directement l'activité de l'association
- ✓ Chaque frais a son justificatif
- ✓ Le bénévole a signé une renonciation au remboursement
- ✓ L'association est d'intérêt général et peut émettre des reçus
N'ouvre pas droit au reçu
- ✗ Le temps passé par le bénévole, même chiffré
- ✗ Des frais sans justificatif ou estimés « au jugé »
- ✗ Des frais déjà remboursés par l'association
- ✗ Une dépense de confort ou de convenance personnelle
- ✗ Les frais d'une personne rémunérée par l'association
La dernière condition se vérifie avant tout le reste. Une association qui n'est pas d'intérêt général ne peut émettre aucun reçu fiscal, abandon de frais compris. Si vous avez un doute, lisez notre article sur les associations habilitées à émettre des reçus fiscaux.
Les frais concernés et le calcul des frais kilométriques
Les frais les plus courants : les trajets avec le véhicule personnel, les billets de train ou de bus, les péages et le stationnement, l'hébergement lors d'un déplacement, les petits achats de matériel. Pour tout ce qui a une facture, le montant est celui de la facture.
Pour la voiture, deux options. Le bénévole peut justifier ses dépenses réelles (carburant, entretien, assurance au prorata), ce qui est rarement pratique. Sinon, ses kilomètres sont évalués avec le barème kilométrique des salariés. Le barème réduit réservé aux bénévoles a disparu : de nombreux modèles de note de frais qui circulent encore l'utilisent, vérifiez le vôtre.
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km par an |
|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 € par km |
| 4 CV | 0,606 € par km |
| 5 CV | 0,636 € par km |
| 6 CV | 0,665 € par km |
| 7 CV et plus | 0,697 € par km |
Barème publié sur service-public.gouv.fr, qui donne aussi les tranches au-delà de 5 000 km et les deux-roues. Vérifiez chaque année qu'il n'a pas été revalorisé.
Exemple : une bénévole roule 1 200 km dans l'année avec sa voiture de 5 CV pour transporter les colis de la banque alimentaire. Ses frais valent 1 200 × 0,636 = 763,20 €. C'est le montant qu'elle peut abandonner, et celui qui figurera sur son reçu.
La procédure en 4 étapes
Le bénévole remplit sa note de frais
Date, objet du déplacement ou de l'achat, kilomètres parcourus, montant. Il joint chaque justificatif : tickets, factures, billets, relevé des trajets.
Il signe la déclaration d'abandon
Une phrase datée et signée par laquelle il renonce au remboursement et laisse la somme à l'association à titre de don. Sans elle, pas de reçu possible.
L'association enregistre les frais dans ses comptes
Deux écritures : la dépense (les frais engagés pour elle) et le don (le remboursement abandonné). C'est la condition « constatés dans les comptes » de la loi.
Elle remet le reçu fiscal au bénévole
Un Cerfa 11580*05 du montant abandonné. Elle garde le double du reçu et la déclaration d'abandon au moins 6 ans, la note de frais et les justificatifs (pièces comptables) 10 ans.
L'étape 3 est celle que les associations oublient. Pour un trésorier, enregistrer une dépense qui n'a rien coûté paraît absurde. C'est pourtant ce que la loi exige : sans trace dans les comptes, l'abandon de frais n'existe pas aux yeux du fisc.
Modèle de déclaration d'abandon de frais
Aucun formulaire officiel n'existe. Une déclaration simple suffit, à condition d'être datée, signée et de renvoyer à la note de frais. Vous pouvez l'ajouter en bas de votre modèle de note de frais :
Déclaration d'abandon de remboursement de frais
Je soussigné(e) [prénom, nom], demeurant [adresse], bénévole de l'association [nom de l'association], certifie avoir engagé pour elle, dans le cadre de mon activité bénévole, les frais détaillés dans la note de frais ci-jointe, pour un montant total de [montant] € (en lettres : [montant en lettres]), pour la période du [date] au [date].
Je renonce expressément à leur remboursement et les laisse à l'association à titre de don.
Fait à [ville], le [date]
Signature du bénévole :
Gardez l'original avec la note de frais et les justificatifs. Le tout doit pouvoir être présenté en cas de contrôle, côté association comme côté bénévole.
Remplir le reçu fiscal d'un abandon de frais
Le reçu est le Cerfa 11580*05, le même que pour un don en argent. Sa version *05 prévoit une case spécifique pour ce cas. Les rubriques à remplir :
| Rubrique du Cerfa | Ce que vous cochez |
|---|---|
| Forme du don | Déclaration de don manuel |
| Nature du don | « Frais engagés par les bénévoles, dont ils renoncent expressément au remboursement » |
| Mode de versement | Rien : cette rubrique ne vaut que pour les dons en argent |
| Montant | Le total abandonné, en chiffres et en lettres |
| Date | La date de la déclaration d'abandon |
Pour le reste (identité de l'association, du bénévole, signature), suivez notre guide de remplissage du Cerfa 11580*05.
Le reçu d'abandon de frais en 2 minutes
Dans le générateur, choisissez « Abandon de frais d'un bénévole » comme nature du don : la bonne case du Cerfa 11580*05 est cochée, le montant est écrit en lettres, le numéro de reçu est généré. Gratuit pour vos 5 premiers reçus.
Générer un reçu fiscal6 cas concrets : abandon de frais possible ou non ?
Reçu possible
Trajets pour tenir la buvette du tournoi
180 km en voiture sur la saison, relevé des trajets daté. Activité bénévole au service de l'objet du club : éligible.
Reçu possible
Fournitures achetées pour l'atelier enfants
Ticket de caisse de 46 €, matériel utilisé pendant l'atelier. Éligible pour le montant du ticket.
Pas de reçu
Frais sans aucun justificatif
« J'ai fait plein de trajets cette année. » Sans relevé ni facture, aucun reçu fiscal ne peut être émis.
Pas de reçu
Trésorier salarié de l'association
La personne est rémunérée par l'association : elle n'agit pas à titre bénévole pour ces frais. Pas d'abandon de frais possible.
Pas de reçu
Venir à la fête annuelle en simple invité
Le déplacement ne sert pas à faire fonctionner l'association. Ce n'est pas une activité bénévole : pas éligible.
Reçu possible
Bénévole déjà remboursé qui reverse la somme
Ce n'est plus un abandon de frais mais un don en argent classique : l'association émet un reçu pour le montant reversé, nature « Numéraire ».
Les pièges à éviter
Ce qui fait tomber un reçu d'abandon de frais
- Un barème périmé. Utiliser l'ancien barème bénévole ou un taux arrondi « à 0,40 € le km » donne un montant faux, donc un reçu faux.
- Pas de renonciation écrite. Un accord oral ne suffit pas : la loi parle de renonciation « expresse ».
- Rien dans les comptes. Sans écriture de dépense et de don, le reçu ne repose sur rien.
- Un remboursement partiel. Seule la part réellement abandonnée peut figurer sur le reçu.
L'enjeu dépasse le bénévole. Une association qui délivre un reçu irrégulier s'expose à une amende égale au taux de la réduction d'impôt appliqué aux sommes indûment mentionnées (article 1740 A du CGI), soit 66 % dans le cas général. Et si l'erreur est déjà faite, voici comment corriger un reçu fiscal.
Rembourser ou faire abandonner les frais ?
Les deux sont légaux. Le choix appartient au bénévole, jamais à l'association : on ne peut pas imposer un abandon.
| Critère | Remboursement | Abandon de frais |
|---|---|---|
| Trésorerie de l'association | Elle décaisse la somme | Elle ne décaisse rien |
| Ce que récupère le bénévole | 100 % de la dépense | 66 % en réduction d'impôt, s'il est imposable |
| Délai | Immédiat | L'année suivante, avec l'impôt |
| Paperasse | Note de frais | Note de frais, déclaration, écritures, reçu |
Pour un bénévole non imposable, l'abandon ne rapporte rien : proposez-lui le remboursement. Pour un bénévole imposable attaché à l'association, l'abandon est un vrai coup de pouce à votre trésorerie.
Côté bénévole : déclarer et calculer sa réduction
Le bénévole déclare le montant abandonné comme n'importe quel don, sur sa déclaration de revenus, en case 7UF dans le cas général. Reprenons l'exemple : 763,20 € de frais abandonnés donnent 503,71 € de réduction d'impôt (66 %), dans la limite de 20 % de son revenu imposable. Si l'association aide les personnes en difficulté, le taux monte à 75 % jusqu'à 2 000 € de dons.
Il n'envoie ni le reçu ni la note de frais : il les garde. Le détail des cases est dans notre guide case 7UF et 7UD, et le principe du reçu dans notre article sur le reçu fiscal de don à une association.
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Créer un reçu fiscal →Questions fréquentes
Oui, s'il renonce à se les faire rembourser par l'association. Les frais deviennent alors un don : l'association lui remet un reçu fiscal et il obtient une réduction d'impôt de 66 % du montant.
Il n'existe plus de barème propre aux bénévoles. Sans justificatif des dépenses réelles du véhicule, on applique le barème kilométrique des salariés, publié chaque année par l'administration.
Non. Le bénévole signe une déclaration libre de renonciation, et l'association lui remet le reçu fiscal habituel, le Cerfa 11580*05, qui a une case dédiée : « Frais engagés par les bénévoles, dont ils renoncent expressément au remboursement ».
Non. Le bénévole peut regrouper ses frais sur un trimestre ou une année dans une seule note de frais, avec tous les justificatifs, et signer une seule déclaration d'abandon.
Non. Il reporte le montant sur sa déclaration de revenus et garde le reçu fiscal, ainsi que sa note de frais, pour le présenter si l'administration le demande.
Non. Seules les associations qui peuvent émettre des reçus fiscaux, c'est-à-dire d'intérêt général et à but non lucratif, peuvent transformer des frais abandonnés en don déductible.
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